Atelier Dolibarr et Agora-Project, le 14 avril 2016 à Ploemeur

Le jeudi 14 avril 2016, nous organisons un atelier gratuit pour des associations du Pays de Lorient, avec au menu du jour la découverte et prise en main de deux logiciels libres utiles aux associations et TPE : Dolibarr et Agora-Project.

Si je suis actif dans plusieurs associations du Pays de Lorient, au-delà du "militantisme", c'est aussi une façon de varier un peu mes activités par rapport à ce que je fais toute la journée, c'est-à-dire pianoter sur un clavier plusieurs heures par jour sans être capable d'en sortir la moindre note de musique :-)

Je ne cherche donc pas à me consacrer aux aspects "web" et "informatiques" des projets dans lesquels je m'implique, même s'il me semble tout de même naturel de mettre à profit mes compétences en la matière.

Agora-Project : espace numérique pour le travail de groupes

Capture écran Agora-Project

Dans le fonctionnement d'une association pour pouvoir continuer à travailler entre les inévitables séances de "réunionites", les solutions fonctionnant "en ligne" sont très adaptées, chacun.e pouvant continuer à travailler de chez soi.

Pour cela, il y a évidemment les échanges par e-mail, mais cela ne fait pas tout et peut être difficile à suivre.
Avoir un endroit où se connecter pour se remettre à jour après avoir loupé une mitraille de messages est fort pratique !

C'est ainsi que j'ai installé l'outil Agora-Project, il y a déjà plusieurs années pour les membres de mon club CIGALES.
Cet outil a aussi été utilisé par les membres du collectif Alternatiba Lorient pour préparer l'étape et surtout le village Alternatiba Lorient 2015.
Et depuis peu, il est aussi à disposition des membres de la SAS OnCIMè (et de l'association BEC porteuse).

Et tout cela avec la même installation d'Agora-Project !

C'est en effet un des intérêts de cet outil de pouvoir créer plusieurs "espaces", que vous pouvez dédier à telle ou telle structure.
Chaque utilisateur ne voit que les espaces auxquels il est affecté.
Par exemple, les membres de mon club CIGALES ne peuvent pas accéder aux informations du collectif Alternatiba, sauf évidement celles et ceux qui font partie des deux structures.
Au sein de chaque "espace", il est encore possible de créer des groupes d'utilisateurs ayant des droits différents : accès en lecture et/ou écriture de tel ou tel élément.

Dans chaque "espace", vous pouvez aussi rendre disponible certains des "modules" proposés par Agora-Project.
Ces "modules" sont en fait différents outils permettant de partager : des fichiers, des agendas, des listes de tâches (sous forme de Gantt), des carnets d'adresses, des forums, des liens internet.
Vous pourrez aussi activer un module vous permettant d'envoyer des e-mailings, en sélectionnant directement vos destinataires dans les utilisateurs ou encore carnets d'adresse de l'espace.

Sont aussi disponibles un tchat qui permet de discuter avec les autres utilisateurs connectés, ainsi qu'un moteur de recherche multi-critères.
Un module intéressant qui par défaut apparaît lorsque vous vous connectez, permet de partager des actualités.
L'intérêt de ce module est que vous y voyez plus généralement toutes les nouveautés de l'espace depuis votre dernière connexion : nouveaux fichiers, liens, etc. En un coup d’œil, vous vous remettez dans le bain !

Comme écrit plus haut, lorsque vous partagez un contenu, vous pouvez choisir quels utilisateurs pourront le voir ou le modifier.
Une autre fonctionnalité qui m'avait séduit : en cochant une case lors de l'enregistrement de n'importe quel contenu, vous pouvez générer l'envoi d'une notification par e-mail aux personnes concernées, c'est-à-dire celles qui peuvent au minimum voir ce que vous avez partagé.

Cela règle le dilemme entre :

  • soit tout envoyer par e-mail, au risque d’assommer vos destinataires, qui au bout d'un moment n'y trouveront plus leurs petits.
  • soit tout centraliser sur une plateforme, au risque que cette fois les personnes concernées oublient de s'y connecter et du coup décrochent...

Ici, vous pouvez régulièrement envoyer des notifications pour les actualités les plus importantes. Vos destinataires savent qu'il n'est pas nécessaire de garder ces notifications, mais sont incités à se reconnecter à Agora-Project sans trop tarder pour voir les nouveautés.

Dolibarr, un outil simple de gestion d'association/PME

Capture écran dolibarr

Lors du lancement de l'association NetWorking Morbihan, nous avons cherché un outil nous permettant de gérer la facturation, ainsi que le suivi des adhérent.e.s. Nous l'avons trouvé en Dolibarr. Il convient aussi très bien aux besoins de base d'une TPE, telle que la SAS OnCIMè.

Je dois dire qu'il a bien évolué depuis ma première installation !
Comme Agora-Project, il est très flexible avec possibilité ou non d'activer les modules dont vous avez besoin : gestion des tiers (fournisseurs, clients...), facturation, suivi des écritures de vos comptes bancaires, notes de frais de vos salariés, devis, gestion de stocks... Et très intéressant pour les associations : suivi des adhérent(e)s et de leurs cotisations.

Comme pour Agora-Project, les utilisateurs peuvent appartenir à différents groupes, chaque groupe/utilisateur pouvant avoir des droits spécifiques sur les différents modules. Par contre, il n'y a pas ici de notion d'espaces donc vous devez prévoir une installation séparée pour chaque structure.

Pour l'instant, je l'ai surtout utilisé dans le cadre d'associations, donc je n'ai pas exploité toutes ses possibilités.
Ceci dit, il ne s'agit pas d'un outil de comptabilité à proprement parle, mais plutôt ce que l'on appelle un ERP.
Vous pourrez par contre exporter/importer des données qui pourront vous être utiles pour échanger avec votre comptable, et ceci devrait encore s'améliorer dans l'avenir. De nombreuses extensions permettent d'ajouter des fonctionnalités à Dolibarr.

Deux logiciels libres

Agora-Project comme Dolibarr sont deux logiciels libres, sans quoi, je n'en ferai pas la promotion ! :-)
La majorité des logiciels libres sont gratuits et c'est aussi le cas de ces deux-là.
Cette gratuité est une conséquence des 4 libertés des logiciels libres, notamment celle vous donnant le droit de les diffuser librement.

Malgré cela, il existe des logiciels libres payants et surtout de nombreux logiciels gratuits qui ne sont pas libres.

Le logiciel libre pose en fait la question de notre rapport à la technologie : doit-on la laisser (et donc ses concepteurs) nous diriger aveuglément ou au contraire revendiquer notre droit à la maîtriser ?
C'est là un débat politique qui dépasse de loin le secteur du logiciel, mais étant donné l'importance prise par le numérique dans nos vies, les libertés liées à l'informatique deviennent de plus en plus importantes. Lire à ce sujet un de mes précédents articles sur les libertés sur internet.

Qui dit outils en ligne, dit serveur web

Ces deux logiciels peuvent s'installer sur n'importe quel hébergement internet, sans requérir de configurations exotiques.
Donc toute association (ou entreprise) ayant déjà un site internet doit pouvoir l'installer sur son espace d'hébergement.
Il vous faudra ensuite penser à les mettre à jour régulièrement pour bénéficier des nouveautés.

Mais d'autres solutions s'offrent à vous : le développeur principal d'Agora-Project propose une solution pré-installée et maintenue à jour.
Cela peut être une façon de soutenir le projet en le finançant.
Pour Dolibarr, certains hébergeurs proposent son installation en un clic.

De l'utilité d'une formation ?

Même si ce sont deux outils relativement simples à prendre en main (cela fait partie de mes critères de sélection), une petite formation n'est jamais mal venue pour aller un peu plus loin, et mieux percevoir certaines subtilités.

Et puis le fait de programmer un atelier officialise pour les participant.e.s qu'ils vont passer du temps à apprendre à les utiliser.
Le reste du temps, on trouve toujours autre chose de plus urgent à faire, n'est-ce pas ? :-)

C'est ainsi qu'un atelier est donc programmé le jeudi 14 avril prochain à Ploemeur en soirée (et au crea fab, évidemment ! :-)).
Initialement prévu pour les membres de Bretagne Énergies Citoyennes, nous avons décidé de l'élargir à toute association locale intéressée.
Si vous êtes concerné.e, et que vous ne lisez pas ce message trop tard, n'hésitez pas à me contacter. C'est gratuit et il reste quelques places !

Cet atelier de 2 H ne vise pas à faire le tour des fonctionnalités de ces deux applications.
Il s'agit surtout d'une prise en main, histoire d'avoir une vue de ce qu'il est possible (ou non) de faire avec ces outils.

Il faudrait une à deux séances sur chaque outil pour complètement les maîtriser, mais une fois que l'on possède les bases, on découvre ensuite facilement par soi-même de nouveaux aspects, au fur et à mesure des besoins.

Et allez savoir, peut-être que d'autres ateliers seront ensuite programmés pour aller plus loin ou encore découvrir d'autres outils comme par exemple ceux proposés par framasoft ou la mère Zaclys ?